Ảnh minh họa
Việc chuyển đổi số trong quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng không chỉ với công tác văn phòng mà còn với hoạt động của các bộ phận có liên quan trong đơn vị. Vì vậy, SBH đã đẩy mạnh việc áp dụng văn phòng số D-Office - đây là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ như: Văn thư; Văn bản đến, công việc; Văn bản đi (gồm văn bản đi nội bộ, hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các Đơn vị trong ngành)... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới như: tổng hợp chỉ tiêu hiệu quả công tác văn phòng; quản lý thông báo… nhằm đáp ứng đầy đủ các quy định về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của ngành. Toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được thực hiện trên môi trường số. Nhiều ứng dụng văn phòng đã được số hóa và liên kết với D-Office như lịch tuần công việc, đăng ký công tác, quản lý công tác…
Các tiện ích trên văn phòng điện tử
So với văn phòng truyền thống, văn phòng điện tử D-Office mang lại một hệ thống quản lý tập trung, có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng. Từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản, góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, Lãnh đạo, cán bộ quản lý dễ dàng kiểm tra được trách nhiệm cũng như thẩm quyền xử lý công việc, qua đó, nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc, đảm bảo tiến độ công việc.
CBCNV đang thao tác trên phần mềm D-Office
Việc áp dụng hiệu quả văn phòng điện tử giúp Ban Lãnh đạo dễ dàng theo dõi tổng quan các công việc trong Công ty, nhanh chóng phát hiện các vấn đề để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, giúp cán bộ người lao động nắm bắt được chính xác công việc và nhiệm vụ, cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, thúc đẩy hoàn thành công việc đúng thời hạn, nâng cao hiệu suất làm việc chung trong Công ty.
Phòng Hành chính – Lao động SBH