Ứng dụng công nghệ hiện đại nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp

Hệ thống ERP là hệ thống cốt lõi của một doanh nghiệp (DN), cho phép tổ chức, DN tin học hóa tác nghiệp kinh doanh/sản xuất; kiểm soát hoạt động nghiệp vụ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, hiệu quả cho công tác quản lý DN, đồng thời hỗ trợ ra quyết định trong điều hành quản lý và kinh doanh của DN. Hệ thống ERP chứa đựng các quy trình tác nghiệp kinh doanh, sản xuất tổng thể và kinh nghiệm quản trị DN tiên tiến. Nhận thức được tầm quan trọng của ERP, EVN đã có định hướng phát triển hệ thống này ngay từ sớm. Hệ thống ERP của EVN tiền thân có tên gọi là hệ thống FMIS/MMIS, là tập hợp các mô-đun của hệ thống ERP, áp dụng cho lĩnh vực tài chính kế toán, quản lý vật tư - mua sắm; quản lý tài sản cố định và quản lý tiền lương dựa trên cơ sở hệ thống ERP chuẩn (Oracle EBS). EVN đã giao nhiệm vụ cho EVNICT hiệu chỉnh hệ thống cho phù hợp các quy định của Nhà nước và quy định của EVN trong các lĩnh vực nêu trên.

Thay vì thiết kế ban đầu là tập trung dữ liệu toàn EVN, EVNICT đã đề xuất phương án tập trung dữ liệu từng tổng công ty do đây đều là các đơn vị độc lập, kéo theo dữ liệu tài chính cũng độc lập tương ứng, Tập đoàn tập trung quản lý cơ chế, chính sách và tầm vĩ mô. EVNICT đã từng bước nắm bắt công nghệ, tự vận hành hệ thống, khắc phục các lỗi phát sinh và lỗi chưa phù hợp. Trong khoảng thời gian gần một năm, EVNICT đã làm chủ hoàn toàn hệ thống về công nghệ, phần mềm và quản lý vận hành. Bên cạnh sự nỗ lực của EVNICT, EVN tập trung điều chỉnh quy trình nghiệp vụ cho phù hợp hệ thống mới. Đây là yếu tố quan trọng quyết định thành công của dự án vì tâm lý người quản lý và người dùng đều ngại thay đổi. Hệ thống Oracle EBS có rất nhiều chức năng, nhiều phân hệ (khoảng 250 phân hệ), chính vì thế giải pháp này rất đa dạng, phức tạp. Trong giai đoạn đầu, EVN chỉ triển khai 10 phân hệ liên quan tài chính kế toán và vật tư, giai đoạn tiếp theo tiếp tục với sáu phân hệ chuyên sâu về quản trị.

Hiệu quả lớn nhất của ERP có thể kể đến là cuộc cách mạng cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất, kinh doanh. Các quy trình nghiệp vụ được gắn kết chặt chẽ với nhau, bắt buộc phải thực thi xong một nghiệp vụ mới được chuyển qua thực thi nghiệp vụ kế tiếp; kết quả của nghiệp vụ này là đầu vào của nghiệp vụ kế tiếp. Đồng thời tận dụng được các nghiệp vụ tối ưu sẵn có mà hệ thống đang đáp ứng đã được kiểm chứng trên toàn thế giới. Điều này khác với hệ thống FMIS 1.0 hiện tại là một chương trình lưu trữ dữ liệu thuần túy, thể hiện giao diện nhập liệu cuối cùng sau khi người dùng đã có một loạt xử lý thủ công từ bên ngoài hệ thống. ERP cũng mang đến một cuộc cách mạng về công tác quản lý khi quản lý hướng liên kết các bộ phận: chuyển đổi từ tổ chức và quản lý riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và quản lý trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban; giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng thông tin giữa các bộ phận trong DN; cải thiện quản trị kế toán như các quy trình được chuẩn hóa, tự động hóa rất nhiều các thao tác thủ công thông thường, giúp tăng năng suất, giảm chi phí, minh bạch hóa tài chính, giảm tới mức thấp nhất thời gian thu hồi công nợ từ khách hàng, giảm hàng tồn kho, giúp đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác.

Hệ thống ERP hoàn toàn chạy tập trung tại các Trung tâm dữ liệu, người dùng cuối tại các đơn vị hoàn toàn không phải quan tâm đến dữ liệu, quản trị dữ liệu mà chỉ cần quan tâm đến giao diện vận hành của hệ thống đang sử dụng. Khả năng tập hợp số liệu báo cáo nhanh quản trị toàn EVN rất nhanh chóng. Tất cả kết quả xử lý một quy trình nghiệp vụ đều được lưu trữ và số hóa trong hệ thống ERP. Công cụ hỗ trợ quản lý tức thời từ cấp trên xuống cấp dưới: số liệu cung cấp tức thời, kiểm soát khóa sổ từ trên xuống dưới... Hệ thống ERP tận dụng nhanh chóng dữ liệu của các bộ phận nhập số liệu trước, tránh nhập lại nhiều lần gây nhầm lẫn số liệu. Còn hiện tại, hệ thống FMIS 1.0 đang chạy phân tán xuống từng đơn vị, gây lãng phí về quản trị dữ liệu, khả năng tập hợp dữ liệu toàn EVN lâu, không kịp thời... Giai đoạn 2010 - 2013, năng suất lao động của EVN tăng dưới 10%, sau khi thực hiện một loạt các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ứng dụng ERP, mức tăng trưởng đã đạt 11 đến 12% trong giai đoạn 2014 - 2018; đạt mức điện thương phẩm bình quân 1,96 GW giờ/người/năm. Để đạt tới năng suất của các DN hàng đầu trong khu vực, EVN đặt mục tiêu tăng năng suất hằng năm từ 12 đến 15% và đạt chỉ tiêu năng suất mức 4 GW giờ/người/năm và 7 GW giờ/người/năm vào năm 2025 và 2030.